Положение об обработке персональных данных
Положение об обработке персональных данных
ООО «Спецстальсервис»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий документ (далее – Положение) является локальным нормативным актом, регламентирующим порядок обработки персональных данных в ООО «Спецстальсервис» (далее - Оператор или Компания), включая порядок хранения, передачи, блокирования и уничтожения персональных данных, меры по их защите и иные вопросы, связанные с обработкой персональных данных работников и иных субъектов персональных данных, указанных в Положении.
1.2. Настоящее Положение разработано во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных).
1.3. Понятия, содержащиеся в ст. 3 Закона о персональных данных, используются в настоящем Положении с аналогичным значением.
2. ЦЕЛИ СБОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Персональные данные обрабатываются Оператором в следующих целях:
- заключение и исполнение трудового договора, ведение кадровой работы и организации учета работников Компании;
- обеспечение соблюдения пенсионного, страхового и налогового законодательства;
- заключение договоров и их дальнейшее исполнение;
- обработка заявок, запросов и обращений, информирование о предоставляемых товарах и услугах.
3. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Правовыми основаниями обработки персональных данных Оператором являются:
- Конституция Российской Федерации;
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении Требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";
- уставные документы Оператора;
- договоры, заключаемые между Оператором и субъектом персональных данных;
- пользовательское соглашение на обработку персональных данных;
- согласие на обработку персональных данных;
- иные нормативно правовые акты в области персональных данных.
4. СУБЪЕКТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Оператор обрабатывает персональные данные следующих субъектов персональных данных:
- работники Компании и их родственники (члены их семей), бывшие работники, соискатели (кандидаты для приема на работу);
- клиенты и контрагенты Компании (физические лица);
- представители/работники клиентов и контрагентов Компании (юридических лиц);
- посетители сайта Компании.
4.2. К персональным данным, обрабатываемым Оператором, относятся:
- фамилия, имя, отчество субъекта персональных данных;
- дата и место рождения;
- место проживания (регион/город);
- должность/специальность;
- номер мобильного телефона;
- адрес электронной почты (e-mail);
- иные персональные данные, в том числе указанные в Приложениях к настоящему Положению.
5. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Для достижения заявленных целей Оператор использует следующие способы обработки персональных данных:
- неавтоматизированная обработка персональных данных;
-автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
- смешанная обработка персональных данных.
5.2. Перечень действий, совершаемых Оператором с персональными данными: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение, а также осуществление любых иных действий в соответствии с действующим законодательством РФ.
5.3. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных у Оператора осуществляются посредством:
- получения оригиналов документов либо их копий;
- создания документов, содержащих персональные данные, на бумажных и электронных носителях;
- внесения персональных данных в информационные системы.
5.4. Обработка персональных данных осуществляется Оператором при условии получения согласия субъекта персональных данных (далее - Согласие), за исключением установленных законодательством РФ случаев, когда обработка персональных данных может осуществляться без такого Согласия.
5.5. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает Согласие свободно, своей волей и в своем интересе.
5.6. Согласие дается в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме. В предусмотренных законодательством РФ случаях Согласие оформляется в письменной форме.
5.7. Уточнение персональных данных производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это допускается техническими особенностями материального носителя – путем фиксации на том же носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путём изготовления нового материального носителя с уточнением персональных данных.
5.8. Субъект персональных данных уведомляет Оператора об изменениях в его персональных данных, предоставляет документы, содержащие новые либо измененные персональные данные.
5.9. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия Согласия или отзыв Согласия субъектом персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.
5.10. Согласие может быть отозвано путем письменного уведомления, направленного в адрес Оператора по почте, лично или посредством электронной почты: sssv035@mail.ru.
5.11. Форма согласия на обработку персональных данных, разрешенных работником Компании, установлена в Приложении № 2 к настоящему Положению.
5.12. Оператор отвечает на запросы и обращения субъекта персональных данных (его представителя) об осуществляемой им обработке персональных данных в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса, предоставляя информацию в доступной форме, безвозмездно, либо направляя мотивированный отказ в письменном виде, если таковой предусмотрен законом.
6. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ДОПУСК К НИМ
6.1. При передаче персональных данных Оператор должен соблюдать следующие требования:
– не сообщать персональные данные третьей стороне без отдельного письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, а также в других случаях, предусмотренных законом;
- не сообщать персональные данные субъекта персональных данных в коммерческих целях без его письменного согласия;
- предупреждать лиц, получающих персональные данные субъекта, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность в отношении переданных им персональных данных.
6.2. Доступ к персональным данным субъекта, не требующий подтверждения и не подлежащий ограничению, имеют следующие лица и структурные подразделения Оператора:
- директор Компании (руководители структурных подразделений) - для обеспечения текущей деятельности организации, выполнения организационно-распорядительных функций, подписания документов;
- сотрудники отдела кадров – для найма, перевода, увольнения работников, ведения кадрового учета;
- сотрудники бухгалтерии - для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета, расчета и выплаты заработной платы, исчисления и уплаты НДФЛ, страховых взносов, иных обязательных платежей, подачи отчетности в государственные органы, фонды;
- сотрудники юридического отдела - для участия в судебных процессах, оформления доверенностей, взаимодействия с государственными органами в рамках ответов на их запросы, требования, а также при проведении контрольных (надзорных) мероприятий;
- сотрудники отдела продаж – для заключения и исполнения договоров, оказания информационной поддержки и консультирования по товарам и услугам, предоставляемым Оператором.
6.3. Основанием передачи персональных данных органам государственной и муниципальной власти, судебным органам, органам прокуратуры и следствия, СФР, военкоматы, физическим и юридическим лицам является:
- наличие норм законодательства, регламентирующих порядок и случаи передачи персональных данных;
- наличие письменного согласия субъекта персональных данных на обработку (в том числе передачу) его персональных данных.
6.4. Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, обрабатываемым Оператором, в целях выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей утверждается приказом Оператора.
6.5. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных.
7. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1. Оператор при обработке персональных данных принимает или обеспечивает принятие необходимых правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных, в том числе:
- назначение лица, ответственного за обработку персональных данных, которое осуществляет организацию обработки персональных данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите персональных данных;
- определение актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе и разработка мер и мероприятий по защите;
- разработка и поддержание в актуальном состоянии политики в отношении обработки персональных данных;
- установление индивидуальных паролей доступа работников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями;
- применение сертифицированного антивирусного программного обеспечения с регулярно обновляемыми базами;
- создание и соблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ;
- выявление фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер по пресечению несанкционированных действий и локализации угроз;
- обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных;
- осуществление внутреннего контроля и аудита.
8. ХРАНЕНИЕ, СРОКИ И ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
8.1. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, в течение срока не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
8.2. Хранение персональных данных:
- Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
- Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
- Персональные данные на электронных носителях должны быть защищены паролем доступа. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные, осуществляется только посредством использования индивидуальных паролей.
- Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в информационных системах, не предназначенных для обработки персональных данных.
8.3. Оператор уничтожает персональные данные в следующих случаях и в следующие сроки:
- при достижении целей обработки персональных данных либо в случае утраты необходимости достижения этих целей — в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и Субъектом персональных данных либо если Оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных федеральными законами;
- при предъявлении Субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, — в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления таких сведений;
- в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, если невозможно обеспечить правомерность такой обработки, — в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки;
- в случае отзыва Субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если сохранение персональных данных более не требуется для целей их обработки, — в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления отзыва. Это возможно при условии, что иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и Субъектом персональных данных, либо в случае, если Оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных федеральными законами.
8.4. Решение об уничтожении персональных данных принимается комиссией, созданной приказом руководителя Оператора.
8.5. Оператор уничтожает персональные данные следующими способами:
- разрезание или сжигание бумажных носителей, пропуск документов через шредер;
- стирание информации с электронного носителя специальными программами, уничтожение соответствующих носителей с помощь специальных технических средств.
8.6. При уничтожении персональных данных, которые обрабатываются без средств автоматизации, специальная комиссия формирует акт об уничтожении персональных данных. При уничтожении персональных данных, которые обрабатываются с использованием средств автоматизации или смешанным способом, специальная комиссия формирует акт об уничтожении персональных данных и выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.
8.7. Оператор блокирует и обезличивает персональные данные в порядке и в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
9.1. Все отношения, касающиеся обработки персональных данных, не получившие отражения в настоящем документе, регулируются согласно положениям законодательства РФ.
9.2. Положение вступает в силу с момента его утверждения руководителем Оператора и действует до его отмены приказом руководителя Оператора или до введения нового Положения.
9.3. Все изменения в Положение утверждаются приказом руководителя Оператора и вступают в силу с момента подписания соответствующего приказа.
9.4. Перечень Приложений:
- Приложение № 1. Перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которые обрабатываются, сроки обработки.
- Приложение № 2. Согласие работника на обработку персональных данных.
Приложение № 1 к Положению об обработке
персональных данных ООО «Спецстальсервис»
Перечень обрабатываемых персональных данных,
категории субъектов, персональные данные которые обрабатываются, сроки обработки.
|
Цель |
Категория субъекта ПД |
Перечень ПД |
Сроки обработки ПД |
| 1) заключение и исполнение трудового договора, ведение кадровой работы и организации учета работников Компании | работники Компании/бывшие работники; родственники работников; соискатели(кандидаты для приёма на работу) |
- фамилия, имя, отчество (в т.ч. предыдущие), - адрес места жительства (регистрации и фактический) - номер телефона (стационарный домашний, мобильный), - паспортные данные или данные документа, удостоверяющего личность, - дата рождения, - место рождения, - гражданство, - пол, - ИНН, - СНИЛС, - отношение к воинской обязанности и иные сведения военного билета и приписного удостоверения, - сведения об образовании, - данные документов о подтверждении специальных знаний, - сведения о наградах и званиях, - знание иностранных языков, - семейное положение и данные о составе и членах семьи, - данные документов об инвалидности (при наличии), - данные медицинского заключения (при необходимости), - стаж работы, - сведения о трудовой деятельности; - сведения о заработной плате и других выплат, - реквизиты банковского счета; - данные страхового медицинского полиса обязательного страхования, - данные водительского удостоверения, - иная информация, относящаяся к работнику, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, - биометрические данные – фотографии |
в соответствии со сроками, установленными законодательством
50 лет в отношении сведений, подлежащих архивному хранению |
| 2) обеспечение соблюдения пенсионного, страхового и налогового законодательства |
работники Компании/бывшие работники; клиенты и контрагенты Компании ( физические лица) |
- фамилия, имя, отчество (в т.ч. предыдущие), - адрес места жительства (регистрации и фактический), - номер телефона (стационарный домашний, мобильный), - паспортные данные или данные документа, удостоверяющего личность, - дата рождения, - место рождения, - пол, - гражданство, - ИНН, - СНИЛС, - сведения о трудовой деятельности, - сведения о заработной плате и других выплатах
|
в соответствии со сроками, установленными законодательством
50 лет в отношении сведений, подлежащих архивному хранению |
| 3) заключение договоров и их дальнейшее исполнение |
клиенты и контрагенты Компании (физические лица); представители/работники клиентов и контрагентов Компании (юридических лиц);
|
- фамилия, имя, отчество, - дата рождения, - место рождения, - адрес места жительства, (регистрации и фактический), - паспортные данные, - должность, - номер телефона, - адрес электронной почты
|
хранятся до достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором или согласием субъекта |
|
4) обработка заявок, запросов и обращений, информирование о предоставляемых товарах и услугах |
клиенты и контрагенты Компании (физические лица); представители/работники клиентов и контрагентов Компании (юридических лиц); посетители сайта Компании
|
- фамилия, имя, отчество, - номер телефона, - адрес электронной почты, - адрес доставки, - персональные данные, собираемые посредством метрических программ |
хранятся до достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором или согласием субъекта |
Приложение № 2 к Положению об обработке
персональных данных ООО «Спецстальсервис»
Директору ООО «Спецстальсервис»
СОГЛАСИЕ
работника на обработку персональных данных
Я, __________________________________________________________________________________,
(ФИО работника)
зарегистрированный(ая) по адресу: ___________________________________________________________________________________
паспорт серия _______ № _____________, выдан ___________________________________________________________________________________
в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О защите персональных данных» даю согласие на обработку своих персональных данных Обществу с ограниченной ответственностью «Спецстальсервис»(ИНН 3525128510), расположенному по адресу: г. Вологда, ул. Судоремонтная, д. 26А,
а именно: совершение действий, предусмотренных п. 3 ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ со всеми данными, которые находятся в распоряжении ООО «Спецстальсервис» с целью обеспечения соблюдения требований законодательства Российской Федерации; оформления и регулирования трудовых отношений; отражения информации в кадровых документах; начисления заработной платы; исчисления и уплаты налоговых платежей, предусмотренных законодательством Российской Федерации; представление законодательно установленной отчетности в отношении физических лиц в ИФНС и внебюджетные фонды; подачи сведений в банк для оформления банковской карты и последующего перечисления на нее заработной платы; предоставления налоговых вычетов; обеспечения безопасных условий труда; подача сведений третьим лицам для оформления полиса ДМС; исполнения обязательств, предусмотренных договорами.
1. Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие:
- фамилия, имя, отчество (в т.ч. предыдущие),
- адрес места жительства (регистрации и фактический)
- номер телефона (стационарный домашний, мобильный),
- паспортные данные или данные документа, удостоверяющего личность,
- дата рождения,
- место рождения,
- гражданство,
- пол,
- ИНН,
- СНИЛС,
- отношение к воинской обязанности и иные сведения военного билета и приписного удостоверения,
- сведения об образовании,
- данные документов о подтверждении специальных знаний,
- сведения о наградах и званиях,
- знание иностранных языков,
- семейное положение и данные о составе и членах семьи,
- данные документов об инвалидности (при наличии),
- данные медицинского заключения (при необходимости),
- стаж работы,
- сведения о трудовой деятельности;
- сведения о заработной плате и других выплат,
- реквизиты банковского счета;
- данные страхового медицинского полиса обязательного страхования,
- данные водительского удостоверения,
- фотографии,
- иная информация, относящаяся к работнику, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями
2. Перечень действий, на совершение которых дается согласие:
Разрешаю Оператору (организации-работодателю) производить с моими персональными данными действия (операции), определенные статьей 3 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ, а именно: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
Обработка персональных данных может осуществляться как с использованием средств автоматизации, так и без их использования (на бумажных носителях).
3. Согласие на передачу персональных данных третьим лицам:
Разрешаю обмен (прием, передачу, обработку) моих персональными данных между Оператором (организацией-работодателем) и третьими лицами в соответствии с заключенными договорами и соглашениями, в целях соблюдения моих законных прав и интересов.
4. Сроки обработки и хранения персональных данных:
Персональные данные субъекта подлежат хранению в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Персональные данные уничтожаются: по достижению целей обработки персональных данных; при ликвидации или реорганизации оператора; на основании письменного обращения субъекта персональных данных с требованием о прекращении обработки его персональных данных.
Права и обязанности в области защиты персональных данных мне разъяснены
Настоящее согласие действует с «____» _________________г.
______________ /_____________________________/ «____»_______________г.
(подпись) (дата подписи)